De meeste schoolbesturen hebben een voorziening voor groot onderhoud. De regels hieromtrent zijn echter aangescherpt, waardoor er gedegen redenen zijn om deze post te activeren. Tijdens de VBS Kennissessie ‘Voorziening groot onderhoud: inzicht in regels per 2024 en impact op financiële positie’ zette financieel adviseur en VBS-partner Marcus Driessen de voor- en nadelen van activeren uiteen.
De regels aangaande de voorziening groot onderhoud zijn aangescherpt, wat maakt dat het ingewikkelder is om de hoogte van de voorziening te bepalen. Deze hoogte en de jaarlijkse dotatie moet ieder jaar opnieuw worden vastgesteld met een goede onderbouwing in het meerjaren onderhoudsplan (MJOP), wat betekent dat je het MJOP hiervoor ieder jaar moet bijstellen. Daarbij moet de voorziening waarschijnlijk (eenmalig) worden verhoogd, wat ten laste gaat van het eigen vermogen. Dit alles samen kunnen redenen zijn voor een schoolbestuur om de post te activeren.
Voordelen van activeren
Het is eenvoudiger omdat alleen de werkelijk betaalde facturen worden verwerkt in de administratie. De controle door de accountant is ook eenvoudiger, omdat een controle van schattingen in het MJOP niet meer hoeft. Bovendien hoeft het MJOP niet ieder jaar exact te worden bijgesteld. Op de vraag of je onderhoudsuitgaven uit voorgaande jaren alsnog mag activeren, antwoordde Driessen ‘Ja’. Het is volgens hem administratief misschien lastig, maar wel verstandig.
Nadelen van activeren
Je hebt een slechter beeld van de financiële positie van je schoolorganisatie omdat de voorziening groot onderhoud vrijvalt en wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. En misschien is er al sprake van een bovenmatig eigen vermogen (norm van de inspectie), wat dan wordt versterkt. Ook leidt het activeren tot een slechter beeld van de totale jaarlijkse huisvestingslasten. Bij activeren ontstaan pas afschrijvingslasten als de investering (uitvoering van groot onderhoud) heeft plaatsgevonden. In eerste instantie (eerste vijf tot tien jaar) zullen de lasten dus lager zijn.
Hoe bepaal je je keuze?
Is er een goede, actuele MJOP? Kan hiermee goed berekend worden hoe hoog de voorziening van groot onderhoud in de nieuwe situatie moet zijn? Zo niet, dan heb je in feite geen keus en moet je activeren. Je kunt eventueel wel op zoek naar een partij die het voor je kan doen, maar veel partijen die schoolbesturen ondersteunen bij het opstellen van MJOP’s en het coördineren van het uitvoeren van onderhoud zijn al overbelast.
Heb je wel een goede en actuele MJOP waarmee je kunt berekenen hoe hoog de voorziening van groot onderhoud in de nieuwe situatie moet zijn, baseer dan je keuze op de voor- en nadelen van activeren en niet op het effect dat het heeft op de financiële positie.
De VBS Helpdesk staat voor je klaar
Vragen over het wel of niet activeren van de voorziening groot onderhoud of andere vragen rondom bekostiging, neem contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk via 070-331 52 15 of helpdesk@vbs.nl
