Terug naar overzicht

Hoe lang moet ik persoonsgegevens uit het personeelsdossier bewaren?

De AVG bepaalt dat je gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is. Een concrete bewaartermijn wordt in de AVG niet genoemd, enkele uitzonderingen daargelaten. Zo is een school als werkgever verplicht om de administratie, van belang voor de fiscus, zeven jaar te bewaren. De bewaartermijnen die gelden voor bepaalde onderdelen van het personeelsdossier, hebben we voor je op een rij gezet.

Hieronder op een rij bewaartermijnen voor bepaalde onderdelen van het personeelsdossier.

Maximaal bewaren; 1 jaar na dienstverband:
-Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
-Curriculum vitae (cv)
-Referenties
-VOG
-Correspondentie met de sollicitant
-Getuigschriften
-Psychologisch onderzoek
-Assessments
-Als je een sollicitant niet hebt aangenomen, moet je deze documenten binnen vier weken vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat je de gegevens langer in portefeuille houdt. 

Twee jaar na dienstverband:
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:
-De arbeids­overeenkomst (inclusief wijzigingen)
-Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
-Afspraken over het lidmaatschap van de MR
-Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
-Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
-Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekte­verzuim en re-integratie
-Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig om zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt. 

Vijf jaar na dienstverband:
-Loonbelastingverklaringen (ook als deze zijn vervangen door nieuwe)
-Kopie van het identiteitsbewijs

Zeven jaar na dienstverband:
-Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
-Datum van indiensttreding
-Salarisadministratie
-Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
-Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
-Afstandsverklaring woon-werkverkeer
-Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.

Lees meer veelgestelde vragen en antwoorden in onze FAQ.

De VBS Helpdesk staat voor je klaar!
Neem voor vragen, sparren of advies contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk via 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl of 06-330 296 94 (Whatsapp). De Helpdesk is dagelijks bereikbaar tussen 9.00-15.00 uur.(19-01-2022)

Gerelateerd