Terug naar overzicht

Hoe lang moet ik persoonsgegevens bewaren in het personeelsdossier?

Er staat in de AVG geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Het is dus onmogelijk om te stellen dat u bepaalde gegevens ten minste drie jaar moet of maximaal zeven jaar mag bewaren. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens nodig hebben en dus bewaren. Om dat te bepalen, kijkt een organisatie naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

In een beperkt aantal gevallen zijn er overigens wel wettelijke eisen en bewaartermijnen. Die zijn dan opgenomen in wetten waar organisaties zich aan moeten houden. U kunt daarbij denken aan bijvoorbeeld belastingwetgeving. Zo is een school als werkgever verplicht om de administratie van belang voor de fiscus zeven jaar te bewaren; de fiscale bewaarplicht. Deze zeven jaar geldt onder andere voor:
-de loonadministratie.
-gegevens uit het personeelsdossier: de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs
-bankafschriften.

Bewaarplicht vijf jaar:
Sinds 1 januari 2020, door ingaan van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, moet ook de ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bewaard worden. Deze gegevens moet de werkgever vijf jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is.

Twee jaar na uitdiensttreding:
Voor andere gegevens uit het personeelsdossier, die dus niet onder de fiscale bewaarplicht vallen, bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Toch kan het wenselijk zijn om die gegevens nog een tijdje bij u te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ontslagbrief van de werknemer, gespreksverslagen van evaluaties of administratie van ziekmeldingen. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van twee jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Sollicitatiegegevens
Als u een nieuwe werknemer heeft aangenomen, is hiervoor waarschijnlijk een sollicitatieprocedure doorlopen. Daarbij heeft u de beschikking gekregen over persoonsgegevens. Voor de gegevens van de kandidaten die u niet hebt aangenomen, heeft u geen redelijke grond om deze te bewaren of verwerken. Deze gegevens moet u dus verwijderen of vernietigen. Het is gebruikelijk om dit binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure te doen.

Het is overigens wel mogelijk om toestemming te vragen aan een sollicitant om de gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als u denkt dat er binnenkort een passende functie vrijkomt of omdat u het cv graag langer vasthoudt in afwachting van het functioneren van de aangenomen kandidaat. Hiervoor moet u dus toestemming vragen aan de sollicitant. Geef daarbij ook aan hoe lang u de gegevens wil bewaren. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Lees meer veelgestelde vragen en antwoorden in onze FAQ.

Zelf ook een vraag?
Voor vragen of advies neem contact op met de VBS Helpdesk: Nienke Daniëls, 070 – 331 52 15 / helpdesk@vbs.nl.
(07-07-2020)

Gerelateerd