Iedere directeur(-bestuurder) of leerkracht maakt het wel eens mee: een hoogoplopend of zeer emotioneel gesprek met een ouder, leerling of zelfs collega. VBS-partner Akke Tick gaf samen met Nienke Daniëls (VBS Helpdesk) praktische handvaten tijdens de Kennissessie Communicatie afgelopen donderdag. We zetten enkele tips uit de sessie voor je op een rij:
- Een goede voorbereiding is het halve werk
Wie zit er tijdens het gesprek tegenover me? Wat is mijn doel? Wat voor reactie kan ik verwachten en hoe reageer ik daarop? Neem de tijd om je gesprek voor te bereiden en denk hierbij ook na wie waarvoor verantwoordelijk is en wat je rol is in het gesprek.
- Do’s en don’ts tijdens het gesprek zelf
Luister actief, blijf bij de feiten en spreek vanuit ‘ik’. Houd hierbij continu het gemeenschappelijke doel in je achterhoofd: het welbevinden van het kind / de leerling. Vermijd dus een wij versus jullie gesprek, het gaat om het kind.
- Voorbeelden van gepaste reacties als emoties hoog oplopen
Voorop staat: emoties uiten mag. Benoem en erken ze ook, bijvoorbeeld: ‘ik zie dat het je raakt’ of ‘ik begrijp je teleurstelling’. Is je gesprekspartner in tranen of wordt hij of zij woedend, neem dan een pauze of kom een later moment nogmaals samen. Behoud in ieder geval je grenzen en benoem deze waar nodig. Erken ook je eigen pijnpunten: wat maakt dat je gesprekspartner je zo raakt, irriteert en/of ergert (zie ook de Kwadrant van Ofman).
- Wees je bewust van je antwoorden, afspraken en toezeggingen
Word je overvallen door een vraag, geef dan niet direct antwoord maar zeg dat je er later op terugkomt. En maak alleen afspraken of doe alleen toezeggingen als je zeker weet dat je ze na kunt komen. Je kunt ouders niet dwingen informatie te lezen of in gesprek te gaan, je kunt het wel zo aantrekkelijk mogelijk maken.
Ook interessant om te lezen:
- Do’s en don’ts in communicatie met ouders
Geen school en directeur is hetzelfde. De impact van je eigenheid op de communicatie. - Checklist communicatie met ouders
Met onder andere wat te doen als de ruis op de lijn en werkdruk toenemen. - Waarop te letten bij de communicatie ten tijde van een crisis?
Voor het geval corona jouw school nog flink parten speelt, maar ook andere crisissituaties.
De VBS Helpdesk staat voor je klaar
Even sparren over communicatie of een concrete communicatie-vraag? Neem dan contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk: 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl of WhatsApp 06-33029694. De Helpdesk is dagelijks bereikbaar tussen 9.00 – 15.00 uur.
(21-02-2022)
