Toezicht houden is meer dan alleen maar een lijstje afvinken. Als toezichthouder sparren met het bestuur en waar het kan hem adviseren, is net zo belangrijk. Welke finesses komen nog meer de relatie tussen het bestuur en intern toezicht in het po ten goede? Het stond centraal tijdens de gelijknamige kennissessie die 10 maart voor de vierde keer dit schooljaar plaatsvond. Dit zijn de belangrijkste:
#1 Het gesprek gaat over de inhoud én het proces
De conclusie lijkt zo mooi: de financiën zijn op orde, de medewerkers zijn tevreden en het onderhoud is conform wens uitgevoerd. Maar zijn hierbij ook de wettelijke regels gevolgd? Is er intern draagvlak? Is de MR er (tijdig) bij betrokken? Ligt het onderhoud in lijn met het meerjarenonderhoudsplan (MJOP)?
#2 Niet alleen afvinken, maar ook sparren en adviseren
Waarom hebben we dit beleid? Waarom werkt het wel of niet? Halen we onze doelen wel of niet? Zo niet, waarom niet? Is dat omdat de context is veranderd, het personeelsbestand is gewijzigd, door corona? Zijn deze redenen gerechtvaardigd? En wat betekent het dat het doel niet gehaald is? Moeten we onze inspanning intensiveren, de randvoorwaarden veranderen of doelen bijstellen?
#3 De bestuurder én toezichthouder zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening
‘Ik stuur deze documenten naar de toezichthouder, omdat mijn voorganger het ook zo deed’, is geen argument. Net zomin als: ‘Ik heb de stukken niet toegestuurd gekregen van mijn bestuurder.’ Ga met elkaar in gesprek over wat je als bestuurder wilt bespreken en wat je als toezichthouder wilt zien. Transparantie vormt hierbij een belangrijke basis.
#4 Een goede relatie begint bij het werven van toezichthouders
De relatie tussen de bestuurder en intern toezichthouder is een samenspel. Hier heb je structuur en afspraken voor nodig, maar uiteindelijk gebeurt het als je rond de tafel zit. Daar wordt het gesprek gevoerd, dat van kwaliteit moet zijn. Houd hier rekening mee bij het aantrekken van de juiste personen: Wat is het profiel? Hoe werf je? Denk ook na over een toezichthouder van buitenaf.
#5 Weet wat je rol is en waarop toezicht wordt gehouden
In een notendop: als bestuurder geef je richting aan de organisatie, ben je verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geef je uitvoering aan het beleid. De toezichthouder houdt hier toezicht op: dat het gebeurt in lijn met de wet, het beleid en de plannen van de school, alsook met haar normen en waarden. Zeker dit laatste – waarop houd je precies toezicht – is in de praktijk niet altijd helder. Een normatief toezichtkader kan hierbij helpen.
Dit schooljaar spraken we al met zo’n honderd (vrijwillige) bestuurders en toezichthouders over bovenstaande onderwerpen. Heb je hier ook behoefte aan of heb je vragen hierover? Neem contact op met Nienke van de VBS Helpdesk via 070 – 331 52 15 of helpdesk@vbs.nl
(11-03-2021)
