Gesprekken tussen bestuur en intern toezicht verlopen niet altijd zonder wrijving. Visie over lange- versus korte termijndoelen of personeelstevredenheid tegenover beheerslast kunnen spanningen opleveren. In deel 3 van de reeks over intern toezicht: vijf dilemma’s met tips en voorbeelden uit het po hoe hiermee om te gaan.
1: Lange termijn versus korte termijn
De uitdaging: het bestuur kijkt naar strategische doelen, zoals het implementeren van een nieuwe onderwijsmethodiek of het verduurzamen van schoolgebouwen. Toezichthouders focussen soms meer op de directe haalbaarheid en kosten, zoals de impact van een investering op de lopende begroting.
Praktische tips en voorbeelden
- Creëer een gezamenlijk referentiekader: Plan een jaarlijkse strategie dag waarin het bestuur en intern toezicht samen een langetermijnvisie bespreken, gekoppeld aan concrete acties voor het lopende schooljaar.
Voorbeeld: Een basisschoolbestuur wil overstappen op gepersonaliseerd leren, waarvoor laptops aangeschaft moeten worden. Het intern toezicht stelt vragen over de financiering. Tijdens een strategie dag worden afspraken gemaakt: de investering wordt verspreid over drie jaar, en de resultaten worden jaarlijks geëvalueerd. - Werk met scenario’s: Bespreek alternatieve routes en financiële modellen voor lange termijnplannen.
Voorbeeld: Een nieuwbouwproject voor een basisschool wordt vertraagd door stijgende bouwkosten. Scenario’s worden besproken, zoals tijdelijk lesgeven in noodlokalen. - Stel een strategische jaarkalender op: Reserveer aparte momenten voor korte termijnproblemen en lange termijndoelen.
Voorbeeld: Op de kalender wordt jaarlijks in september een bijeenkomst ingepland voor de begroting en in maart voor de meerjarenstrategie.
2: Toezichthouden versus meebesturen
De uitdaging: Toezichthouders willen het bestuur ondersteunen bij beleid, maar het gevaar van ‘meebesturen’ ligt op de loer. Dit kan spanningen veroorzaken, vooral als toezichthouders zich te veel bemoeien met operationele zaken.
Praktische tips en voorbeelden
- Spreek rolzuiverheid expliciet af: Bespreek tijdens zelfevaluaties hoe de adviserende en controlerende rollen worden ingevuld.
Voorbeeld: Bij de implementatie van een nieuw leerlingvolgsysteem adviseert het toezicht wel over de strategische meerwaarde, maar bemoeit zich niet met de keuze van de leverancier. - Documenteer overleg statussen: Maak onderscheid tussen sparren en besluitvorming in verslagen.
Voorbeeld: Tijdens een overleg over krimp in leerlingenaantallen wordt afgesproken dat het toezicht meedenkt over het scenario van een fusie, maar niet over praktische stappen zoals het informeren van ouders. - Onderscheid beleidsmatig en operationeel: Houd toezicht op het ‘waarom’ en ‘wat’, maar laat het ‘hoe’ bij het bestuur.
Voorbeeld: Het bestuur van een basisschool kiest voor het verminderen van combinatiegroepen. Het toezicht beoordeelt de financiële haalbaarheid en pedagogische argumenten, maar bemoeit zich niet met roosters.
3: Personeelstevredenheid versus beheerslast
De uitdaging: Het bestuur wil het lerarentekort aanpakken door te investeren in betere arbeidsvoorwaarden. Intern toezicht is bezorgd over stijgende personeelskosten.
Praktische tips en voorbeelden
- Breng impact in kaart: Vraag het bestuur om data te verzamelen over hoe investeringen in personeelsgeluk bijdragen aan betere resultaten.
Voorbeeld: Een basisschool introduceert een vitaliteitsbudget. Het bestuur presenteert tijdens een vergadering cijfers over lager ziekteverzuim na invoering. - Creëer gezamenlijke prioriteiten: Zoek naar beleid dat zowel personeelstevredenheid als financiële stabiliteit ondersteunt.
Voorbeeld: Een school wil leerkrachten extra tijd geven voor voorbereiding. Het bestuur kiest ervoor om stagiaires in te zetten om deze tijd te creëren, wat kosten beheerst. - Organiseer personeelsgesprekken: Laat toezichthouders met leraren spreken om inzicht te krijgen in hun behoeften.
Voorbeeld: Tijdens een schoolbezoek spreken toezichthouders met een team over werkdruk. De input wordt gedeeld in het overleg met het bestuur.
4: Informatie-asymmetrie
De uitdaging: Het bestuur heeft meer gedetailleerde kennis over de organisatie dan het toezicht, wat kan leiden tot een informatiekloof. Toezichthouders voelen zich afhankelijk van wat het bestuur wil delen.
Praktische tips en voorbeelden
- Werk met een informatiekalender: Maak afspraken over welke rapportages op welk moment worden gedeeld.
Voorbeeld: Elk kwartaal ontvangt het toezicht een rapportage over de leerresultaten en financiën. - Gebruik driehoeken: Laat toezichthouders aanvullende informatie verzamelen bij andere partijen binnen de organisatie.
Voorbeeld: De MR wordt halfjaarlijks uitgenodigd voor een gesprek over hun visie op onderwijsontwikkeling. - Stem informatie af op behoeften: Vraag specifiek om relevante informatie die helpt bij toezicht.
Voorbeeld: Tijdens de bespreking van een nieuwe lesmethode vraagt het toezicht om een overzicht van de pilotresultaten.
5: Verantwoording versus vertrouwen
De uitdaging: Het intern toezicht moet het bestuur controleren, maar een gebrek aan vertrouwen kan leiden tot spanningen of micromanagement.
Praktische tips en voorbeelden
- Bouw aan vertrouwen: Organiseer informele bijeenkomsten zoals schoolbezoeken of gezamenlijke lunches.
Voorbeeld: Toezichthouders bezoeken een themadag over passend onderwijs en spreken informeel met docenten en leerlingen. - Focus op gedeelde waarden: Baseer discussies op gezamenlijke doelen in plaats van details.
Voorbeeld: Bij de evaluatie van een verbetertraject wordt besproken hoe dit aansluit bij de visie van de school: ‘leren met plezier’. - Vraag constructief: Stel vragen die uitdagen zonder te oordelen.
Voorbeeld: In plaats van “Waarom zijn de Cito-scores gedaald?” vraag je: “Welke factoren hebben volgens u invloed gehad op de ontwikkeling van de Cito-scores?”
Conclusie
Samen bouwen aan goed onderwijs
Bij deze dilemma’s is het cruciaal dat beide partijen voortdurend in gesprek blijven over hun rollen en verwachtingen. Regelmatige evaluaties van de samenwerking, met ruimte voor reflectie en bijstelling, kunnen helpen om spanningen te voorkomen en het gemeenschappelijke doel – goed onderwijs – centraal te stellen.
Heldere communicatie en wederzijds begrip zijn hierbij sleutels. Zowel bestuur als toezichthouder moeten elkaars verantwoordelijkheden en grenzen respecteren. Door samen duidelijke afspraken in het Toezichtkader te maken en te investeren in een constructieve relatie, kun je het belang van de leerlingen centraal blijven stellen.
Deel 1: De ideale toezichthouder: profielkenmerken voor een succesvolle invulling
Deel 2: Toezichtkader, deze kernpunten mogen niet ontbreken
