Een van je werknemers meldt zich ziek. Als werkgever moet je vanaf dat moment een stappenplan doorlopen om te voldoen aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter. Zodat je (als de werknemer niet binnen twintig maanden herstelt) geen loonsanctie krijgt opgelegd bij de WIA-keuring, die na 92 weken ziekte wordt aangevraagd. Wat dit stappenplan en de verplichtingen die hierin staan precies omvatten, hebben we voor je op een rij gezet.
Stappenplan
Wat betreft dit stappenplan maakt het geen verschil of het om re-integratieverplichtingen van de werkgever ten aanzien van een werknemer met vast dienstverband of met tijdelijk dienstverband gaat.
Dag 1
De werknemer meldt zich ziek. Deze ziekmelding geef je door aan de bedrijfsarts of arbodienst met eventueel aanvraag voor een Ziektewet Uitkering. De bedrijfsarts neemt vervolgens contact op met je werknemer en plant een gesprek in. Herstelt de werknemer voor die tijd, dan wordt de afspraak met de bedrijfsarts geannuleerd.
Week 6: Probleemanalyse
De bedrijfsarts of arbodienst en werknemer hebben een gesprek. De bedrijfsarts of arbodienst stelt vast wat de werknemer met zijn gezondheid nog wel en niet kan. Dit heet de probleemanalyse.
Week 8: Plan van Aanpak
Samen met je werknemer maak je uiterlijk in de achtste week dat hij ziek is een plan van aanpak, zie dit formulier van het UWV. Dit doe je aan de hand van de probleemanalyse die door de bedrijfsarts is opgesteld. In het plan van aanpak beschrijf je de afspraken die je met de werknemer maakt, om zo snel mogelijk re-integratie in het eigen werk mogelijk te maken. Betrek de bedrijfsarts of arbodienst bij de verdere re-integratie.
Week 42: de 42e-weekmelding
Is je werknemer ruim driekwart jaar ziek, dan doe je uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek aangifte van langdurige ziekte. Dit heet de 42e-weekmelding. Je hoeft alleen een ziekmelding bij het UWV te doen als je werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is. Verder blijf je samen werken aan de re-integratie. Alle documenten waarin je de re-integratieafspraken vastlegt, bewaar je. Ziek melden in de 42e week doe je via de Verzuimmelder op het werkgeversportaal.
Let op! Stuur je werknemer van alles een kopie. Hij heeft deze documenten nodig als hij na twee jaar ziekte een WIA-aanvraag gaat doen. Ook als de werknemer na afloop van zijn tijdelijke dienstverband ziek uit dienst gaat, heeft hij voor de Ziektewetuitkering een re-integratieverslag nodig. Hier moeten alle documenten, waarin de re-integratieafspraken zijn vastgelegd, in zijn opgenomen.
Periode week 42 – week 52
Als herstel nog niet in zicht is, is het noodzakelijk om – op basis van een individueel zorgplan (IZP) of functionele mogelijkheden lijst (FML) opgesteld door de bedrijfsarts – een arbeidsdeskundige in te schakelen, om een arbeidsdeskundig onderzoek te doen en te adviseren hoe de re-integratie verder vorm te geven. Het advies volgt via een arbeidsdeskundig rapport. Hierin staat ook of re-integratie spoor 2 moet worden ingezet. Re-integratie spoor 2 start meestal na twaalf maanden ziekte. Een ter zake gespecialiseerd re-integratiebureau voert het uit in uw opdracht en op uw kosten.
Week 52: Eerstejaarsevaluatie en start re-integratie spoor 2
Als je werknemer één jaar (52 weken) ziek is, stel je rond deze datum samen met hem de eerstejaarsevaluatie op aan de hand van dit formulier van het UWV. Als volledig herstel nog onzeker is, is het heel verstandig om een deskundigenoordeel bij UWV aan te vragen over je re-integratie-inspanningen tot dan toe.
Lees in dit kader het artikel van VBS ‘deskundigenoordeel of arbeidsdeskundig onderzoek?’
Onvoldoende inzet werknemer bij herstel en re-integratie.
Ook als je twijfelt je of de werknemer wel voldoende inspanning levert voor zijn herstel en re-integratie, kun je daarover een deskundigenoordeel bij het UWV aanvragen. Dan kun je op grond van het deskundigenoordeel zo nodig je inzet nog aanpassen om later na de WIA-keuring een loonsanctie te voorkomen.
Als de werknemer onvoldoende inzet toont voor zijn/haar re-integratie kun je en moet je sancties toepassen. Wanneer onvoldoende inzet van de werknemer aan de orde is en om welke sancties het gaat, staat vermeld in artikel 14 en 15 ZAPO (Regeling Ziekte en Arbeidsongeschiktheid primair onderwijs). Deze sancties zijn bedoeld om de werknemer ertoe te bewegen wel voldoende mee te werken aan re-integratie.
Week 88: WIA-aanvraag
Je werknemer krijgt een brief over het aanvragen van de WIA-uitkering. In deze brief staat ook de uiterlijke datum waarop de werknemer de uitkering kan aanvragen (93e ziekteweek). Als werkgever krijg je een kopie van deze brief.
Informatie voor uw werknemer bij twee jaar ziekte rondom aanvragen WIA-uitkering
Week 91: Eindevaluatie, Re-integratieverslag inclusief actueel oordeel van de bedrijfsarts
In week 91 geef je in de eindevaluatie (zie dit formulier van het UWV) aan wat de stand van zaken is van de re-integratie. Je vult de eindevaluatie ook in op het moment dat je werknemer uit dienst gaat, bijvoorbeeld als het tijdelijk dienstverband niet wordt verlengd. Geef het re-integratieverslag aan je werknemer. De bedrijfsarts of arboarts vult ook een van de stukken uit het re-integratieverslag in. Dit heet het Actueel Oordeel Bedrijfsarts of Arbodienst.
Week 93: Re-integratieverslag (WIA-documenten) aanleveren bij het UWV
De werknemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle WIA-documenten aan het UWV. Dit zijn de documenten over de re-integratie en de medische informatie van de bedrijfsarts. Bij elkaar is dit het re-integratieverslag. Op verzoek van je werknemer kun je als werkgever de documenten ook zelf online naar het UWV opsturen via uwv.nl/RIVuploaden. Doe dit uiterlijk 1 dag nadat je werknemer de WIA-uitkering heeft aangevraagd.
Let op! medische documenten mag het UWV alleen via de werknemer ontvangen, nooit via de werkgever. Op basis van het re-integratieverslag oordeelt het UWV of je voldoende hebt gedaan aan de re-integratie van uw werknemer.
