De VBS Helpdesk is vraagbaak, maar ook sparringpartner. In vele situaties speelt adequate, heldere communicatie vanuit de juiste rollen en verantwoordelijkheden en passend bij jou als een persoon een belangrijke rol voor samenwerking en succes. Bij complexe situaties werken we nauw samen met Akke Tick (Time2Tick), onze communicatie- en veranderpartner en coach/sparringpartner met veel ervaring in het onderwijs.
Geen school, directeur, leerkracht, ouder of leerling is hetzelfde. De eigenheid van alle betrokkenen in de school heeft impact op de communicatie. We zetten enkele algemene tips voor communicatie met ouders op een rij:
#1 Maak rollen en competenties helder
Maak afspraken waarover een ouder bij een leerkracht informatie mag inwinnen of ‘klagen’ en wanneer een leerkracht beter door kan verwijzen naar de directeur(-bestuurder). Bij iedere ‘klacht’ of verzoek om informatie kan een leerkracht dan nagaan of hij de beste contactpersoon is. Zo zorg je voor duidelijkheid voor ouders en team. Hiermee voorkom je dat teamleden (onbewust) tegen elkaar uitgespeeld worden en de ouder bijvoorbeeld het beeld krijgt dat de leerkracht het niet aan kan.
#2 Weet waarvoor je staat
Stel als school vast wat je aan onderwijs wilt en kunt leveren. Wat is je visie en beleid hierop? Communiceer dit eerst intern zodat medewerkers met één stem spreken en het beleid ook uitdragen. En richting ouders: toon begrip voor hun gevoelens, wees duidelijk wat betreft het (verschil in) beleid en houd je hieraan. Zo voorkom je dat je je als school in allerlei bochten gaat wringen, het team zichzelf opbrandt aan de vragen en eisen van ouders, en het kind tussen de ouder en school komt te staan.
#3 Blijf (als school) jezelf
De communicatie met ouders moet passen bij wie je als mens bent en waar je als school voor staat. Op de ene school kan één algemene digitale nieuwsbrief per week volstaan, op de andere school is één mailtje per dag van de leerkracht het minste. De ene leerkracht haar grenzen liggen ook anders dan die van een andere. Zijn het telkens dezelfde ouders die klagen, stuur ze eens een persoonlijk bericht of nodig ze uit voor een gesprek.
#4 Communiceren kun je leren
Zeker jongere leerkrachten kunnen moeite hebben met de communicatie met ouders. Ga er als directeur(-bestuurder) eens naast zitten als het telefoongesprek wordt gevoerd of stel samen een bericht op. Zorg dat de emoties al naar de achtergrond zijn als er contact gezocht wordt met de ouder. Praat niet ‘vanuit emotie’ maar ‘met emotie’. Tot slot: met een razende ouder (of leerkracht) valt niet te communiceren. Beter is om dan eerst aandacht te hebben voor de emoties en op een later moment het gesprek aan te gaan. Worden normen en waarden overschreden, vraag dan om kalmte, geef je grenzen aan of verwijs door.
#5 Vergeet de tevreden ouder niet
Gelukkig zijn er nog altijd meer tevreden dan ontevreden ouders. Dit uit zich van berichten vol lof tot bloemetjes, lieten de deelnemers weten. Vergeet deze groep ouders dan ook niet. Stuur ze eens een attentie (bijvoorbeeld een reep chocola) of vraag hen eens, bijvoorbeeld middels een poll, hoe de communicatie richting ouders geoptimaliseerd kan worden. Dit kan goede suggesties opleveren.
Meer tips en adviezen vind je op onze Checklist communicatie met ouders / verzorgers.
Waarvoor kun je bij onze communicatiepartner en coach terecht?
Heldere communicatie is de basis van goede samenwerking en succes. Je kunt bij onze partner voor het totale communicatiedomein terecht.
- Jouw communicatievaardigheden verhogen door training … door ons op maat gemaakt voor individu of groep
- Jouw communicatiestrategie doorlichten of opzetten … we coachen je het zelf te doen of doen het voor jou
- Zorgen dat de verandering ook daadwerkelijk lukt … daar zorgt verandermanagement inclusief communicatie voor
- Jouw teksten voor bijvoorbeeld nieuwsbrief, website of brieven compacter en pakkender maken … komt in orde met oog voor jouw eigenheid
- Incident of crisis? Wees voorbereid met een praktische leidraad. Onze partner kan je helpen met opstellen. Barst de crisis (toch) los? We helpen je graag de kalmte te bewaren en de juiste acties te ondernemen.
We plannen binnenkort nieuwe kennissessies over communicatie. Houd onze agenda in de gaten voor data.
Hoe kun je onze partner het beste benaderen?
Door contact op te nemen met Nienke Daniëls van de VBS-Helpdesk via 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl of WhatsApp 06-33029694. Zij helpt je graag verder!
(24-03-2022)
