Verenigingen die volgens de statuten jaarlijks een algemene vergadering moeten houden, zoals schoolverenigingen, mogen dit tijdens beperkingen door de coronacrisis via elektronische communicatiemiddelen doen. Dit bepaalt de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’, die vooralsnog vervalt per 1 september 2023.
De tijdelijke wet maakt het mogelijk dat een bestuur kan besluiten dat leden geen fysieke toegang hebben tot een algemene vergadering. Voorwaarde is dat de algemene vergadering via elektronische weg (bijvoorbeeld livestream via audio of video) te volgen is. Daarnaast moeten leden de gelegenheid hebben om uiterlijk 72 uur voor de vergadering vragen in te dienen die uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord. De antwoorden worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden. Het bestuur dient zich ervoor in te spannen dat tijdens de vergadering nadere vragen kunnen worden gesteld.
De oplossing die deze wet biedt voor (onder meer) verenigingen, is tweeledig:
-Het wordt mogelijk om een volledig digitale ALV te houden.
-De termijn waarbinnen de ALV de jaarrekening dient vast te stellen, kan door het bestuur met maximaal vier maanden worden verlengd.
Indien het redelijkerwijs niet mogelijk is vragen te beantwoorden, dan tast dit de rechtsgeldigheid van de in de ALV genomen besluiten niet aan. Mocht bijvoorbeeld een verbinding tijdens de ALV niet goed werken of mocht een lid door andere redenen niet goed of niet volledig deel kunnen nemen aan de digitale ALV, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de ALV zijn genomen.
Elektronisch stemmen
Op grond van de huidige wet geldt dat elektronisch stemmen in een ALV slechts is toegestaan indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien. Met de Spoedwet wordt beoogd hierom verandering te brengen. De ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ maakt het mogelijk dat, indien statuten niet in de mogelijkheid tot elektronisch stemmen voorzien, het bestuur kan bepalen dat het stemrecht kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Een statutenwijziging is hiervoor niet vereist. Ook krijgt het bestuur de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen, die voorafgaand aan de ALV door middel van een elektronisch communicatiemiddel zijn uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de digitale ALV worden uitgebracht.
Oproeping
Het bestuur dient bij de oproeping te vermelden dat de ALV digitaal zal worden gehouden. Indien de oproeping al heeft plaatsgevonden is het bestuur gehouden tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de ALV op dezelfde wijze als de oproeping aan de leden kenbaar te maken dat de ALV digitaal zal plaatsvinden. Wanneer leden hulp nodig hebben om digitaal deel te kunnen nemen dienen zij hierbij door of namens het bestuur te worden geholpen om dit mogelijk te maken.
Verlenging termijn vaststellen jaarstukken
De wet bepaalt voor een grote vereniging als bedoeld in artikel 2:360 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek dat het bestuur van de vereniging de jaarstukken binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar van een vereniging opmaakt en ter inzage legt voor de leden, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste 4 maanden door de algemene vergadering op grond van bijzondere omstandigheden.
De jaarrekening dient vervolgens vastgesteld te worden door de algemene vergadering uiterlijk 1 maand na afloop van de hiervoor bedoelde termijn van 6 maanden (dan wel 10 maanden met verlenging). Dit betekent dat de jaarrekening in principe uiterlijk in 31 juli zou moeten worden vastgesteld.
Gelet op de huidige omstandigheden zou dit voor sommige verenigingen niet haalbaar zijn. Zoals hiervoor beschreven maakt deze wet het mogelijk ALV’s digitaal te houden en de jaarstukken vast te stellen. Mocht een vereniging een digitale ALV niet kunnen organiseren (bijvoorbeeld vanwege het aantal leden), dan kan het bestuur de termijn van 6 maanden met ten hoogste 4 maanden kan verlengen. Deze bevoegdheid wordt hiermee van de algemene vergadering verlegd naar het bestuur. In dat geval dient de algemene vergadering uiterlijk 30 november de jaarrekening vast te stellen. Ook voor stichtingen kan de termijn van 6 maanden door het bestuur worden verlengd met ten hoogste 4 maanden.
Bestuursvergaderingen en vergaderingen van raden van toezicht
Om te voorkomen dat een bestuur of raad van toezicht niet bijeen kan komen zonder in strijd met de statuten te handelen, bepaalt de wet dat van statutaire bepalingen over het verplicht fysiek bijeenkomen kan worden afgeweken. Met instemming van alle bestuurders of toezichthouders, zal de besluitvorming dan op andere wijze geregeld moeten worden, bijvoorbeeld langs elektronische weg.
De VBS Helpdesk staat voor je klaar!
Wil je dat iemand met je meedenkt over een online ALV of heb je een andere vraag? Neem contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk via 070 – 3315215, helpdesk@vbs.nl of via WhatsApp: 06 – 330 296 94. De Helpdesk is dagelijks bereikbaar van 09.00 – 15.00 uur.
(23-12-2021)
