Hoe geef je als raad van toezicht een goede invulling aan je interne toezichtstaak, zodat goed bestuur ook daadwerkelijk leidt tot goed onderwijs? Deze vraag stond centraal bij de VBS-kennissessie over de rol van het bestuur en het interne toezicht. Deze kennissessie was speciaal voor (startende) bestuurders van kleinere schoolbesturen in het primair onderwijs (al dan niet in de rol van interne toezichthouder). René Derksen, directeur-bestuurder van Stichting Montessorischool Veenendaal en VBS-medewerker Nienke Daniëls maakten de deelnemers wegwijs.
Wat zijn de belangrijkste taken en bevoegdheden van de raad van toezicht?
- Bevoegdheden – Een goede raad van toezicht informeert zich, analyseert, stelt de juiste vragen en houdt de bestuurder een spiegel voor. Daarmee is de toezichthouder adviseur, klankbord, werkgever van de bestuurder en toezichthouder in één. Om al die rollen goed te kunnen vervullen, heeft de raad uiteenlopende bevoegdheden. Denk aan het goedkeuren van de begroting, het jaarverslag en het strategisch meerjarenplan. Daarnaast is de raad van toezicht belast met het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur alsmede met de vaststelling van de beloning van het bestuur.
- Rolvast – De interne toezichthouder mag niet op de stoel van de bestuurder gaan zitten. Het bestuur bestuurt, maar de toezichthouder moet tijdig ingrijpen als zaken niet juist gaan. Je kunt het intern toezicht versterken door de rolverdeling tussen bestuur en de toezicht expliciet te maken en duidelijk te zijn: wie gaat precies waarover?
Daarnaast hadden Derksen en Daniels een aantal tips om te komen tot goed toezicht.
- Gebruik het strategisch beleidsplan als referentiekader – In het strategisch beleidsplan staan de doelstellingen van (directeur)bestuurder ten aanzien van bijvoorbeeld de kwaliteit van onderwijs, personeelsbeleid, financieel beleid, huisvesting, leerlingenaantallen, onderwijsvisie, et cetera. Aan de hand van het strategisch beleidsplan kan de intern toezichthouder het bestuur bevragen over het realiseren van de doelstellingen. Op zijn beurt kan de (directeur)bestuurder aan de hand van de doelstellingen (mits SMART geformuleerd) gevraagd en ongevraagd verantwoording afleggen over het gevoerde beleid, de ontwikkeling die de organisatie heeft doorgemaakt en zijn functioneren daarbij. De doelstellingen vormen, voorzien van tijdspad, naast de (financiële) kerngetallen de basis van de raad van toezicht rapportage.
- Zorg dat toezichthouders goed geïnformeerd zijn en niet afhankelijk van alleen het bestuur – Het is uitermate belangrijk dat interne toezichthouders voor hun informatie niet alleen afhankelijk zijn van de (directeur)bestuurder zelf, maar ook spreken met andere belangrijke stakeholders zoals de medezeggenschapsorganen, directie en de accountant. Door rechtstreeks met deze belanghebbenden te spreken, krijgen de interne toezichthouders informatie vanuit de organisatie over het functioneren van de (directeur)bestuurder. Bijkomend voordeel is dat signalen en zorgen uit de organisatie eerder worden opgevangen, zodat ook eerder vragen gesteld kunnen worden en zo nodig eerder kan worden ingegrepen om erger te voorkomen.
- Zorg voor een divers samengestelde raad van toezicht – Een professionele raad van toezicht begint met het samenstellen van een goed team. Een algemeen profiel voor de hele raad vormt de basis voor het vaststellen van de benodigde competenties voor elke individuele toezichthouder. Vorm een raad met leden die elk hun eigen kennis, ervaring en expertise hebben, bijvoorbeeld op juridisch, onderwijskundig, financieel en HR-gebied.
- Stel een duidelijk en actueel toezichtskader op – Het toezichtkader is een beschrijving van de overeenkomst tussen raad van bestuur, bestuurder en onderwijsinstelling over de manier waarop de instelling bestuurd wordt. In het toezichtkader staat onder meer beschreven op welke manier invulling wordt gegeven aan de wettelijke voorschriften en de Code Goed Bestuur. Ook staat beschreven welke bestuurlijke taken en bevoegdheden de (uitvoerend) bestuurder zijn overgedragen en welke bevoegdheden de raad van toezicht heeft. Ook het opnemen van een lijst, met alle binnen de organisatie van kracht zijnde reglementen en regelingen voorzien van de data waarop deze zijn vastgesteld, is aan te bevelen. Niets is immers zo veranderlijk als de onderwijswetgeving.
- Evalueer jaarlijks – Tot slot is nadenken over het eigen functioneren belangrijk. Wanneer dat ook nog eens op een gestructureerde manier gebeurt en met een duidelijk doel voor ogen, dan is dat een aanpak die ongetwijfeld werkt.
Meer weten?
- Bekijk hier het Dilemmagesprek bestuur en toezicht
- Bekijk hier de Vragenlijst evaluatie intern toezicht
- Een handreiking met uitleg over verschillende bestuursmodellen – zoals een evaluatiekader en toezichtkader – zijn op te vragen bij Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk: 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl.
VBS ondersteunt bij het organiseren van bestuur en toezicht
Neem voor informatie en advies contact op met de VBS Helpdesk: Nienke Daniëls 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl, Whatsapp: 06 – 330 296 94. Je kunt bij ons terecht met vragen over onder meer deze onderwerpen: onderwijscao’s, arbeidsrecht, HR-beleid en -strategie, bedrijfsvoering, financieel management, huisvesting, medezeggenschap en het organiseren van bestuur en toezicht.
