Na de zomervakantie stappen sommige leerlingen over naar een andere school, bijvoorbeeld van de basisschool naar het voortgezet onderwijs. Het leerlingdossier bevat verschillende persoonsgegevens, zoals naam, adresgegevens en testresultaten. Bij een overstap naar de middelbare school, dient de basisschool volgens de ‘Wet primair onderwijs’ een onderwijskundig rapport (OKR) te overleggen. Dit OKR moet een goede, doorlopende leerlijn garanderen.
Ook de ‘Wet voortgezet onderwijs’ kent een OKR dat doorgegeven kan worden bij een overstap naar een andere middelbare school. Voor beide dossiers geldt dat niet alle gegevens hoeven worden doorgezonden; enkel de gegevens die de school relevant acht.
Toestemming nodig?
Voor het uitwisselen van een OKR van een basisschoolleerling is de toestemming van de ouders niet nodig. Ouders moeten wel inzage krijgen in het dossier voordat dit doorgestuurd wordt. Deze inzage moet vastgelegd worden, waarbij de school keus heeft uit de volgende opties:
– Bewaar de brief die naar de ouders is gestuurd met de inzage van het dossier;
– Maak een verslag van het gesprek waar de inzage is verleend;
– Registreer de datum van de gegeven toestemming.
Voor een middelbare school geldt dat zij wél toestemming van de ouders nodig hebben om het OKR door te sturen naar de nieuwe school. Een middelbare school heeft een verklaring van toestemming nodig van de ouders voordat het rapport wordt verstuurd. Er bestaan speciale services waarbij leerlinggegevens digitaal op een veilige en verantwoorde manier kunnen worden overgedragen.
De VBS Helpdesk staat voor je klaar!
Heb je meer vragen over privacy bij wisseling van school of het leerlingdossier, neem dan contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk via 070 – 331 52 15, helpdesk@vbs.nl of Whatsapp 06-33029694. De Helpdesk is dagelijks bereikbaar tussen 9.00 – 15.00 uur.
(07-07-2021)
