Als het gaat om de overgang naar een andere school roepen de procedures rondom het leerlingdossier regelmatig vragen op. Zeker nu ouders steeds vaker gebruik maken van hun inzagerecht. Met het oog op privacy is zorgvuldigheid geboden.
Overgang basisschool naar middelbare school
Bij een overstap naar de middelbare school, dient de basisschool volgens de ‘Wet primair onderwijs’ een onderwijskundig rapport (OKR) te overleggen. Voor het uitwisselen van een OKR van een basisschoolleerling is de toestemming van de ouders niet nodig. Ouders moeten wel inzage krijgen in het dossier voordat de school deze doorstuurt. Deze inzage moet vastgelegd worden, waarbij de school keus heeft uit de volgende opties:
– Bewaar de brief die naar de ouders is gestuurd met de inzage van het dossier;
– Maak een verslag van het gesprek waar de inzage is verleend;
– Registreer de datum van de gegeven toestemming.
Overgang middelbare school naar andere school
Ook de ‘Wet voortgezet onderwijs’ kent een OKR dat doorgegeven kan worden bij een overstap naar een andere middelbare school. Voor beide dossiers geldt dat niet alle gegevens hoeven worden doorgezonden; enkel de gegevens die de school relevant acht. Voor een middelbare school geldt dat zij wél toestemming van de ouders nodig hebben om het OKR door te sturen naar de nieuwe school. Er bestaan speciale services waarbij leerlinggegevens digitaal op een veilige en verantwoorde manier kunnen worden overgedragen.
Meer weten?
Lees dan het artikel ‘Belangrijkste spelregels leerlingdossier’ uit ons magazine.
Zelf ook een vraag?
Neem voor vragen, sparren of advies contact op met Nienke Daniëls van de VBS Helpdesk (dagelijks bereikbaar tussen 9.00-15.00 uur) via:
– Telefoon: 070 – 331 52 15
– Email: helpdesk@vbs.nl
– Whatsapp: 06-53 573 393