Aan het gebruik van Google Workspace for Education (met o.a. Classroom, Meet, Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets) kunnen privacyrisico’s zitten. Deze risico’s worden weggenomen door het akkoord dat SIVON en SURF sloten met Google. Om Google Workspace for Education zonder privacyrisico’s te blijven gebruiken, moeten scholen drie stappen volgen.
De privacyrisico’s zitten in het verzamelen van zogenoemde metadata door Google. Daarmee kan Google bijvoorbeeld zien waar de gebruikers het meest op klikken, hoe lang ze ingelogd zijn en welke internetpagina’s en zoekopdrachten het meeste worden gebruikt. Het gaat dus niet om individuele leerresultaten of adresgegevens van gebruikers.
Het advies van Kennisnet, SURF en SIVON is drie handelingen uit te voeren als je Google Workspace for Education wilt blijven gebruiken:
- De juiste (technische) instellingen invoeren. De standaard instellingen van Google Workspace geven niet de beste bescherming van persoonsgegevens. Neem de tijd om alle instellingen goed te zetten en op de juiste wijze te communiceren naar uw medewerkers.
- De nieuwe Google voorwaarden accepteren. Google stuurt alle bekende it-administrators (systeembeheerders) van Workspace for Education (Plus) een e-mail met informatie over het accepteren van de nieuwe overeenkomst met Google. Heb je op 13 augustus 2021 nog niets ontvangen van Google? Vul dan dit formulier in.
- Een onderwijsspecifieke Data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. De AVG schrijft voor dat elke onderwijsinstelling zelf een eigen risicoafweging moeten maken. Dit heeft niet alleen te maken met de formele verantwoordelijkheid van het schoolbestuur, maar ook met de specifieke manier waarop Google Workspace for Education binnen jouw organisatie wordt ingezet en de maatregelen die daarbij zijn genomen.
Op de website van SIVON wordt elke handeling toegelicht. Ook staat daar een handleiding.
(Bronnen: Kennisnet/SIVON, 31-08-2021)
