De organisatie van het beheer van de vrijwillige ouderbijdrage ligt vaak in handen van de oudercommissie, de oudervereniging of een hieraan verbonden stichting. Dit roept vragen op over wie de hoogte van de ouderbijdrage mag bepalen, wie mag bepalen waaraan het wordt besteed, de aansprakelijkheid en de borging van privacy. Hoe kun je het beheer het beste organiseren en wat zijn de voor- en nadelen?
MR heeft altijd instemmingsbevoegdheid
Scholen ontvangen subsidie van het rijk voor het onderwijs, maar niet voor alle activiteiten. Scholen vragen daarom vaak een bijdrage voor extra (niet-lesgebonden) activiteiten zoals het schoolreisje, sportdagen of sinterklaas. Wie zeggenschap heeft over het beheren en innen van de vrijwillige ouderbijdrage, is afhankelijk van de visie, omgeving en doelgroep van de school. Bij de keuzes die worden gemaakt heeft de oudergeleding van de MR op grond van de wet instemmingsbevoegdheid, ongeacht wie het beheer in handen heeft.
Mogelijkheden van beheer
In beheer van de school
Dit kan door bijvoorbeeld de inkomsten te boeken op een apart boekingsnummer. In deze vorm functioneert de ouderraad als een activiteitencommissie. Zij loopt dan geen risico om aansprakelijk gesteld te worden voor het beheer, en hoeft de school geen gegevens van ouders en leerlingen te delen. Zo blijft de privacy van ouders die de vrijwillige ouderbijdrage niet kunnen betalen gewaarborgd.
In beheer van oudercommissie
De oudercommissie heeft een bankrekening op naam van een van de ouders. Een van de ouders vervult de rol van penningmeester en beheert de vrijwillige ouderbijdrage. Is sprake van financieel wanbeleid van de oudercommissie (wat overigens niet eenvoudig aan te tonen is), dan kan iedere betrokken ouder hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. Alleen als ouders toestemming hebben gegeven dat de rekeningbeheerder en/of penningmeester hun naam en het aantal kinderen dat zij op school hebben mogen weten, wordt voldaan aan de AVG. Dit kan op het aanmeldformulier voor de school worden gevraagd.
In beheer van oudervereniging
Een mogelijkheid is om voor het beheren een oudervereniging op te richten. Deze moet worden ingeschreven bij de KvK, er moet een statuut en reglement (met daarin de afspraken omtrent het innen en besteden) komen en er moet jaarlijks een ledenvergadering worden gehouden. Ouders kunnen lid worden, maar zijn hiertoe niet verplicht. Het bestuur van de vereniging mag, op verzoek van het bevoegd gezag (de schooldirecteur), activiteiten organiseren. Bij het vaststellen van deze duurzame samenwerking tussen de school en vereniging heeft de MR adviesrecht. Wat betreft aansprakelijkheid en de AVG geldt hetzelfde als bij de oudercommissie.
In beheer van stichting
In plaats van een vereniging kan ook een stichting worden opgericht. Dit is een zelfstandig orgaan dat wordt bestuurd door het bestuur van de stichting. Op school kan een ouderraad functioneren als activiteitencommissie die de financiële middelen voor haar activiteiten ontvangt van de stichting. Wat betreft aansprakelijkheid en de AVG geldt hetzelfde als bij de oudervereniging.
Tot slot enkele tips bij het beheer
- Kies een organisatievorm die past bij de visie van de ouderbetrokkenheid bij de school;
- Weet wat ouders van de school kunnen en willen betekenen voor de school en wijs hen, als het gaat om het beheren van de vrijwillige ouderbijdrage, op de eventuele aansprakelijkheid;
- Neem de wetgeving van de AVG in acht;
- Houd rekening met verborgen armoede. Ouders die het financieel moeilijk hebben, hebben recht op privacy hierover. De school mag op geen enkele manier informatie hierover delen.
Wil je meer weten over hoe te communiceren over de vrijwillige ouderbijdrage? Lees hier.
(16-03-2021)
