Na de zomervakantie stappen sommige leerlingen over naar een andere school: bijvoorbeeld naar het voortgezet onderwijs. Het leerlingdossier bevat allerlei persoonsgegevens, zoals naam, adresgegevens en testresultaten. Bij een overstap naar de middelbare school, dient de basisschool volgens de ‘Wet primair onderwijs’ een onderwijskundig rapport (OKR) te overleggen. Door het OKR moet een goede, doorlopende leerlijn gegarandeerd worden.
Ook de ‘Wet voortgezet onderwijs’ kent een OKR dat doorgegeven kan worden bij een overstap naar een andere middelbare school. Voor beide dossiers geldt dat niet alle gegeven hoeven worden doorgezonden; enkel de gegevens die de school relevant acht.
Voor het uitwisselen van een OKR van een basisschoolleerling is de toestemming van de ouders niet nodig. Deze moeten wel inzage krijgen in het dossier voordat deze doorgestuurd wordt. Deze inzage moet vastgelegd worden, waarbij de school keus heeft uit de volgende opties:
– Bewaar de brief die naar de ouders is gestuurd met de inzage van het dossier
– Maak een verslag van het gesprek waar de inzage is verleend
– Registreer de datum van de gegeven toestemming
Voor een middelbare school geldt dat zij wél toestemming van de ouders nodig hebben om het OKR door te sturen naar de nieuwe school. Een middelbare school heeft een verklaring van toestemming nodig van de ouders voordat het rapport wordt verstuurd. Er bestaan speciale services waarbij leerlinggegevens digitaal op een veilige en verantwoorde manier kunnen worden overgedragen.
Kunnen we u helpen met het leerlingdossier of andere vragen?
Neem contact op met de VBS Helpdesk: Nienke Daniëls, 070 – 331 52 15 / helpdesk@vbs.nl.
