Geen school, directeur, leerkracht, ouder of leerling is hetzelfde. De eigenheid van alle betrokkenen in de school heeft impact op de communicatie. Tijdens het VBS-vragenuurtje ‘Communicatie met (mondige) ouders in onzekere tijden’ werd op concrete cases ingezoomd. De online-bijeenkomst stond onder onder leiding van onze partner en communicatie-expert Akke Tick. We zetten enkele van haar adviezen op een rij.
#1 Maak rollen en competenties helder
Maak afspraken waarover een ouder bij een leerkracht informatie mag inwinnen of ‘klagen’ en wanneer een leerkracht beter door kan verwijzen naar de directeur(-bestuurder). Bij iedere ‘klacht’ of verzoek om informatie kan een leerkracht dan nagaan of hij de beste contactpersoon is. Zo zorg je voor duidelijkheid voor ouders en team. Hiermee voorkom je dat teamleden (onbewust) tegen elkaar uitgespeeld worden en de ouder bijvoorbeeld het beeld krijgt dat de leerkracht het niet aan kan.
#2 Weet waarvoor je staat
Stel als school vast wat je – zeker in deze gewijzigde crisisomstandigheden – aan onderwijs wilt en kunt leveren. Wat is je visie en beleid hierop? Communiceer dit eerst intern zodat medewerkers met één stem spreken en het beleid ook uitdragen. En richting ouders: toon begrip voor hun gevoelens, wees duidelijk wat betreft het (verschil in) beleid en houd je hieraan. Zo voorkom je dat je je als school in allerlei bochten gaat wringen, het team zichzelf opbrandt aan de vragen en eisen van ouders, en het kind tussen de ouder en school komt te staan.
#3 Blijf als school jezelf
De communicatie met ouders moet passen bij wie je als mens bent en waar je als school voor staat. Op de ene school kan één algemene digitale nieuwsbrief per week volstaan, op de andere school is één mailtje per dag van de leerkracht het minste. Zijn het telkens dezelfde ouders die klagen, stuur ze eens een persoonlijk bericht of nodig ze uit voor een gesprek.
#4 Communiceren kun je leren
Zeker jongere leerkrachten kunnen moeite hebben met de communicatie met ouders. Ga er als directeur(-bestuurder) eens naast zitten als het telefoongesprek wordt gevoerd of stel samen een bericht op. Zorg dat de emoties al naar de achtergrond zijn als er contact gezocht wordt met de ouder. Praat niet ‘vanuit emotie’ maar ‘met emotie’. Tot slot: met een razende ouder (of leerkracht) valt niet te communiceren. Beter is om dan eerst aandacht te hebben voor de emoties en op een later moment het gesprek aan te gaan. Worden normen en waarden overschreden, vraag dan om kalmte, geef je grenzen aan of verwijs door.
#5 Vergeet de tevreden ouder niet
Gelukkig zijn er nog altijd meer tevreden dan ontevreden ouders. Dit uit zich van berichten vol lof tot bloemetjes, lieten de deelnemers weten. Vergeet deze groep ouders dan ook niet. Stuur ze eens een attentie (bijvoorbeeld een reep chocola) of vraag hen eens, bijvoorbeeld middels een poll, hoe de communicatie richting ouders geoptimaliseerd kan worden. Dit kan goede suggesties opleveren.
Het volgende Vragenuurtje over communicatie vindt plaats op donderdag 25 maart (via Teams). Meer informatie volgt snel op onze media.
(02-02-2021)
